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黑河学院合同管理规定(修订)
2019-04-12 16:05  

第一章  总则

第一条  为深入推进依法治校,规范和加强学校合同管理,维护学校合法权益,防范法律风险,促进学校改革和各项事业健康发展,依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规,结合学校实际,制定本规定。

第二条  本规定所称的合同是指黑河学院作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间就明确双方的权利、义务关系所订立的书面协议。

第三条  学校与自然人、法人或其他组织之间在下列事项方面设立、变更、终止权利义务关系的,应当订立书面合同:

(一)学校基本建设、对外投资、土地使用权出让或购买;

(二)与国内外教育机构和社会力量的合作办学,以及科学研究、校企共建;

(三)学校固定资产租赁、学校有关对外承包、无形资产的有偿使用、融资租赁;

(四)大宗的设备、物资及图书购买,达到规定数额的大型维修项目;

(五)其他需要订立书面合同的有关事项。

第四条  学校合同的订立,必须遵守法律、法规、规章和学校的相关规定,符合政策要求,切实履行审批手续,必须坚持有利于学校的教学、科研、基础设施建设,有利于学校国有资产保值、增值,有利于学校整体利益和长远发展的基本原则。

   严禁以黑河学院名义签订任何性质的担保合同,未经批准不得以黑河学院名义签订投资合同和借贷合同,任何部门和个人不得利用学校签订合同之机谋取私利。

第二章  合同管理

第一节  合同管理工作机制

第五条  学校合同管理实行统一授权、分级审批、归口管理、部门会签、执行部门负责、合法性审查及全过程监督的工作机制。

第六条  统一授权是指签订合同的权限由学校法定代表人(校长)统一书面授权。未经授权,任何单位和个人不得以学校或学院、中心、部、所、处室等名义对外签订合同或出具涉及学校权利义务的书面文书。

第七条  分级审批是指重大合同由学校法定代表人或法定代表人授权的主管校领导审批,一般合同按学校法定代表人授权,由归口管理部门负责人审批。

学校合同按照性质、所涉金额大小和重要程度,分为重大合同和一般合同。法律关系复杂、合同金额较大、对学校有重要影响的合同属重大合同,其他属一般合同。

学校重大合同包括:

(一)合作办学协议;

(二)涉及学校国有资产(含无形资产)的合同;

(三)涉及学校形象、名誉的协议;

(四)涉外协议;

(五)融资(贷款)合同;

(六)科研项目合同标的在5万元(含5万元)以上,其他合同标的在2万元(含2万元)以上的;

(七)合同相对人要求学校法定代表人签约的合同;

(八)其它涉及学校及教职工重大利益的合同。

学校重大合同实行会签审批制度。

重大合同(科研项目合同除外)在一般审核程序外,还应分别报审计处、国有资产管理处、财务处会审,并由分管学校领导签署意见后,送党委(校长)办公室审核,最后交学校法定代表人或法定代表人授权的主管校领导审批。

5万元(含5万元)以上的科研项目合同在一般程序外,还应由科研处审核,并由分管科研校领导签署意见后,送党委(校长)办公室审核,最后交学校法定代表人或法定代表人授权的主管校领导审批。

   第八条  归口管理是指各职能部门根据管理权限对各自职责范围内的合同事项进行管理。职能部门主要负责人为合同归口管理责任人。

第九条  部门会签是指合同内容涉及其他部门的,由其他部门对业务的可行性进行会签审核,并提出意见。

第十条  执行部门负责是指学校内设的二级单位作为合同执行部门,对合同权利义务的确定、合同的订立及履行等合同事项负责。执行部门主要负责人为合同执行责任人。

   第十一条  合法性审查是指合同签署前,必须经过学校法律顾问对合同条款的完备性、表述的准确性及约定内容的合法性进行审查。

第十二条  全过程监督是指纪检监察处、审计处对合同的签订、履行、管理等方面实行监督。

第二节 合同管理机构及职责

第十三条  合同管理机构包括合同主管部门、归口管理部门、执行部门、监督部门。

第十四条  党委(校长)办公室是学校合同主管部门,主要职责:

(一)建立健全合同管理规章制度;

(二)负责学校合同的统筹管理;

(三)加强合同印章管理,完善法定代表人印鉴、合同印章使用制度;

(四)充分利用信息化手段定期对各归口管理部门管理的合同进行分类统计、建立合同总台账;

(五)负责建立合同履行情况评估制度,每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对合同履行中存在的不足,提出整改意见;

(六)负责对报审的合同进行合法性审查,统一编号、建立台账,加盖合同印章;

(七)全程参与学校重大合同的可行性研究、谈判、文本起草及修改;

(八)审核、制定规范的制式合同文本;

(九)对全校合同管理人员进行法律法规培训;

(十)指导及参与各部门对合同争议的协商与处理。

第十五条  合同归口管理部门主要职责:

(一)根据本规定制定本部门合同管理实施细则;

(二)确定本部门的合同管理人;

(三)负责对职责范围内合同的审批及合法性审查,并实行统一分类和连续编号、建立合同台账;

(四)将合同文本送学校法律顾问进行合法性审查,属重大合同的需按学校重大合同会签审批制度要求,分送相关部门及分管校领导会签审批;

(五)指定专人保管、使用学校法定代理人授权的委托代理人印鉴。合同经办人与印章管理人应当坚持岗位分离原则;  

(六)监督、检查、评估合同的签订、履行、管理等情况;

(七)协调解决合同管理中出现的各种问题;

(八)办理学校交办的其他合同管理事项。

第十六条  合同内容涉及下列事项的,分别由下列归口管理部门进行业务审查:

(一)涉及人事、人才、师资事项的,由人事处审查;

(二)涉及人才培养、教务、教学事项的,由教务处审查;(三)涉及科研工作事项的,由科研处审查;

(四)涉及国际合作与交流事项的,由国际交流合作处审查;

(五)涉及资金往来、结算事项的,由财务处审查;

(六)涉及资产、采购、招投标事项的,由国有资产管理处审查;

(七)涉及基建、修缮事项的,由后勤管理处审查。

涉及其他事项的,按照职责范围及管理权限由其他相应归口管理部门审查。

归口管理部门对合同进行业务审查时,主要审查合同的真实性、可行性、风险性等内容。

第十七条  合同执行部门主要职责:

(一)负责指定本部门的合同经办人,在合同订立、履行过程中负责对具体事务的管理与落实;

(二)负责合同的前期准备工作,包括立项、调研、洽谈、组织谈判等事项;

(三)负责合同权利、义务的确定;

(四)负责合同的起草,办理合同及相关资料的送审,执行学校合同管理的审查、审批流程;

(五)根据合同归口管理部门或学校法律顾问及党委(校长)办公室的意见对合同文本进行修改、完善;

(六)负责合同及时全面的履行;

(七)及时发现、解决并向归口管理部门报告合同履行过程中出现的有损学校利益的问题;

(八)办理合同履行过程中的变更、解除、终止及验收等事项;

(九)将合同文本原件及相关资料及时进行归档。

第十八条  纪检监察处、审计处为学校合同管理的监督部门。

纪检监察处主要负责在合同签订、履行和管理中,对违反本规定给学校造成损失的负责人、责任人的监督、执纪问责。

审计处主要负责对合同签订、履行、验收等环节及管理过程中的审计监督,发现问题及时提出整改意见。

第三节  合同起草

第十九条  合同拟订前,合同执行部门应从维护学校权益出发对合同当事人的资质、信用状况、履约能力和委托代理权限进行调查,在对合作事项的可行性和合法性进行必要论证后,开展合同文本起草工作。

   学校签订的各类合同文本,原则上由我方起草,由各归口管理部门或执行部门,根据合同法及相关规定按统一示范文本起草。重大合同或法律关系复杂的特殊合同须由学校法律顾问及党委(校长)办公室参与起草,并实行会审制度。

第二十条  合同事项涉及两个以上归口管理部门或执行部门的,起草合同文本时,应当按合同事项权重由分管校领导确定负责起草单位,并由起草单位会同其他相关单位组成起草小组完成合同文本的起草工作。

 第二十一条  学校对外签订合同,合同文本应根据法律、法规、规章和学校规定,以及当事人协商一致达成的事项制定相关条款。

 合同的内容应当包括以下主要条款:

(一)当事人的名称或者姓名和住所;

   (二)标的;

   (三)数量;

   (四)质量;

(五)价款或者报酬;

(六)履行期限、地点和方式;

   (七)违约责任;

(八)解决争议的方法;

(九)当事人认为应当明确的内容。

   合同的内容、条款必须合法、完整、明确、具体、严谨,必须如实、准确地反映合同各方的真实意思表示。

   合同争议应当争取选择在学校住所地诉讼或仲裁。

第二十二条  合同起草单位起草合同文本前需要进行谈判的,应当就合同事项涉及的内容向分管校领导或起草小组汇报,形成意见后报学校法定代表人,由法定代表人签署授权委托书委托代理人参加谈判。

对于影响重大、专业技术性强或法律关系复杂以及谈判分歧重大的合同,起草单位可以请示分管校领导,组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判,必要时可聘请校外专家参与相关工作。

   协商或谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保存。

第二十三条  国家或行业有合同标准文本的,应当优先选用,但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际情况进行修改。

合同相对人提供合同文本或者格式合同,合同的起草单位应当对其提供的合同文本条款进行详细的审查和核对,并根据实际情况进行修改。

   合同归口管理部门可根据管理需要确定制式合同的内容、适用范围等,经学校法律顾问及党委(校长)办公室审核修订后使用。

合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,合同归口管理部门应当履行相应程序。

第四节  合同的审核与签约

第二十四条  归口管理单位负责人对外签订标的额2万元以下的一般合同,科研项目负责人对外签订5万元以下的科研项目合同,应当具有学校法定代表人向归口管理单位负责人或科研项目负责人出具的《黑河学院法定代表人授权委托书》,授权委托书可以由学校法定代表人根据各归口管理单位职能或科研项目类别统一授予,也可以是根据特定事项需要专门授予,授权委托书应具有明确的授权事项、权限和期限。

学校法定代表人授权的委托代理人不得转委托。

学校各归口管理单位需要对外签订标的额2万元以下的一般合同的,应填写《黑河学院合同审批表》,部门负责人签署意见后,由学校法律顾问、党委(校长)办公室分别审核后实施。

5万元以下的科研项目合同,应填写《黑河学院科研项目合同审批表》,由项目负责人承诺并签字后,由学校法律顾问、党委(校长)办公室审核后实施。

合同内容涉及到学校其它部门的,还应在学校法律顾问审核前,由相关部门对业务的可行性进行会签审核,提出意见。会签部门应当根据合同性质、种类及具体情况,在审核流程规定的合理时限或上级领导指定时限内及时提出意见,逾期视为认可相关内容。

第二十五条  学校重大合同实行会签审批制度。

涉及重大合同的《黑河学院合同审批表》送归口管理部门负责人、学校法律顾问签审后,应继续分送审计处、资产处、财务处会审,并由分管校领导签署意见后,送党委(校长)办公室审核,最后交学校法定代表人或法定代表人授权的主管校领导审批。

5万元(含5万元)以上的科研项目合同涉及的《黑河学院科研项目合同审批表》送项目负责人、学校法律顾问签审后,送科研处审核,并由分管科研的校领导签署意见后,送党委(校长)办公室审核,最后交学校法定代表人或法定代表人授权的主管校领导审批。

第二十六条  合同审核的主要内容如下:

(一)审核对方主体是否合法及资信情况

(二)审查合同中是否有违反法律、法规、规章、学校相关规定及社会公共利益、社会经济秩序的条款或内容

(三)审核合同中是否有对学校明显不利或有损学校合法权益的条款和内容

(四)审核合同内容是否真实、可行

   (五)审核合同条款是否完备、具体、明确。

第二十七条  重大合同内容或标的额,按照《黑河学院党委会议议事规则(修订)》属“三重一大事项”的,经学校党委(扩大)会议集体决定后,由学校法定代表人或法定代表人授权的主管校领导审批。

第二十八条  学校的法定代表人是学校合同的法定签约人。

学校法定代表人可以签发《黑河学院法定代表人授权委托书》,委托学校的归口管理部门负责人或科研项目负责人为委托代理人分别签署不超过2万元的一般合同和不超过5万元的科研项目合同。

委托代理人签署合同时不得超越和滥用代理权限,不得进行转委托。

第二十九条  未经学校法定代表人授权,学校任何单位和个人均无权以黑河学院名义签订合同。

第三十条  学校签订合同时,应当由学校法定代表人或委托代理人签字。

第三十一条  凡以学校名义签订的重大合同都必须使用黑河学院合同专用章,校内各单位行政公章一律不得用于对外签订重大合同使用。

第三十二条  黑河学院合同专用章由党委(校长)办公室统一管理,并指派专人保管,建立合同专用章使用记录,记录合同专用章的使用日期、签约份数、经办人、批准人等事项。

第三十三条  合同经办人员不准携带合同专用章外出签订合同。外出签订合同,需携带加盖合同专用章的空白合同文本时,必须经部门主管领导批准,并登记、编号、回收,严防丢失。

第三十四条  合同签约完成后,应当及时将合同文本报送党委(校长)办公室备案。委托代理人所在单位负责一般合同的日常管理工作。

第五节  合同的履行

第三十五条  合同生效后,合同执行部门应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务,并及时了解合同相对人履行合同义务的情况。

合同归口管理部门、监督部门应当对合同履行情况进行监督、检查,对合同履行实施有效监控。  

合同生效后,如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,合同执行部门应当及时申请合同归口管理部门向对方发出要求按约定继续履行或者采取补救措施的书面函件,督促其履行合同。

如因对方违反合同约定使学校受到损失,合同执行部门应当及时采取措施防止损失扩大,同时向归口管理部门报告,并由归口管理部门及时向分管校领导报告。

第三十六条  合同履行过程中因客观情况发生重大变化或出现不可抗力等因素,需要变更或解除合同的,合同执行部门应当立即采取相应措施,按规定程序及时报告,按照规定权限和程序办理合同补充、变更、撤销或解除事宜,将损失降到最低。

变更或补充后的合同视同新合同,需要重新履行相应的合同审批管理程序。

第三十七条  合同履行完毕的标准,应以合同条款的约定或法律、法规、规章的规定为准,合同履行完成后或合同权利义务终止时,合同执行部门应向合同归口管理部门报送合同验收文件或合同执行情况及结果,属重大合同的还应由归口管理部门向分管校领导书面报告合同执行情况及结果,并报党委(校长)办公室备案。

第三十八条  学校财务部门办理结算业务并进行账务处理时应当按照合同约定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务部门有权拒绝付款。

第六节 合同的期限

   第三十九条  学校合同签订的有效期限一般不超过三年(特殊情况可以延至五年)。

第三章  合同争议的处理

 第四十条  合同履行过程中如双方发生争议,合同执行部门应积极与对方当事人协商解决。

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合同争议经协商无法解决的,应当根据合同约定和法律规定,以仲裁或诉讼方式解决,由合同归口管理部门或科研项目负责人及时向分管校领导或法定代表人汇报,会同有关部门组成临时法律纠纷处理小组,负责法律纠纷的研究和处理,通过法律程序维护学校合法权益。

第四十一条  法律纠纷涉及的相关部门应当根据法律纠纷处理小组、委托代理人、法律顾问或者律师的要求,确定了解合同争议的人员,收集相关证据资料、信息并及时提供,积极配合做好维护学校合法权益的工作。为学校处理法律纠纷提供必要的支持。

第四章 合同的归档

第四十二条  合同归档是指合同执行部门将合同签订及履行过程中所形成的全部合同相关资料(含电子档案),及时送交党委(校长)办公室,并由党委(校长)办公室备案、归档。

第四十三条  档案管理部门应当明确合同档案流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求,建立并实施合同档案管理的责任追究制度,并对合同保管情况进行定期和不定期的检查。

第五章 管理责任

第四十四条  在合同订立和履行过程中有下列情形之一,合同归口管理部门、合同执行部门及其他有关部门应及时纠正并采取补救措施。同时由直接责任人、直接责任人所在单位、有领导责任的直接责任人所在单位负责人,视情节分别承担相应责任,给学校造成经济损失的,直接责任人还应承担赔偿责任:

(一)未认真调查合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力及委托代理权限,致使学校利益遭受损害的;

 (二)隐瞒真相或虚构事实,与合同相对方串通,损害学校利益的;

 (三)合同履行过程中失职、渎职或者违反廉洁规定;

(四)违反合同信息安全保密规定,泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密,导致学校乃至国家利益受损的;

 (五)遗失相关合同文本等重要资料、文件,造成学校利益损失的;

 (六)未经授权,以学校或学院、中心、部、所、处室等名义或使用本部门、本单位印章对外签订合同的;  

(七)委托代理人或科研项目负责人超越授权范围签订合同致使学校利益受到损失的;

 (八)违反本规定要求的审批程序对外签订合同,致使学校遭受损失的;

 (九)各相关部门及人员在学校处理合同争议与法律纠纷的过程中不及时报告、消极应对或不及时提供必要支持,给学校造成损失的;

 (十)违反法律、法规、规章和本规定,造成学校利益损失的其他情形。

第六章 附则

   第四十五条  本规定由党委(校长)办公室负责解释。

第四十六条  本规定自印发之日起实施。原《黑河学院合同(协议)管理规定》(黑院政发[2012]73号)同时废止。

第四十七条 本办法中未尽事宜,按照国家相关法律法规执行。因法律法规、部门规章的修订、废止等原因而造成本办法部分条款与现行政策法规相抵触的,按新颁布的法规执行。

附件【3.黑河学院科研项目合同审批表.doc已下载
附件【2.黑河学院合同审批表.doc已下载
附件【4.黑河学院法定代表人授权委托书.doc已下载
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