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黑河学院会计档案管理办法(修订)
2019-04-04 16:56  

第一章 总则

第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,完善内部控制制度,保证会计资料的完整,根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号)的规定,结合学校实际制定本办法。

第二条 会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 学校应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第四条 会计档案由财务处和学校档案管理部门共同管理,财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。学校档案管理部门负责会计档案移交后的保管、利用和鉴定销毁等工作。

第二章 会计档案的归档内容

下列会计资料应当进行归档

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿等

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

同时满足下列条件的,内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:  

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改                                                                                                      

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第七条 满足本办法第条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第三章 会计档案的立卷、归档、保管和借阅

第八条 财务处按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第九条 财务设档案管理员设档案室专门存放会计档案,财务处的各种会计档案由档案管理员进行管理且出纳人员不得兼管会计档案。档案管理员应妥善保管会计档案,做到有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

第十条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处临时保管一年,再移交学校档案管理部门保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理部门同意。

财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。

第十一条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

  会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  第十 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

学校会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。

第十三条 学校应当严格按照相关制度利用会计档案,会计档案具有保密性,有关人员要严格执行安全和保密制度。在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。学校保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。(详见附件1)会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第四章 会计档案的移交

十四 财务处在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第五章 会计档案的销毁

  第十 学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

  第十 会计档案鉴定工作应当由学校档案管理部门牵头,组织学校财务处、审计、纪检监察部门人员共同进行。

  第十七 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)学校档案管理部门编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)学校负责人、档案管理部门负责人、财务处负责人、档案管理部门经办人、财务处档案员在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)学校档案管理部门负责组织会计档案销毁工作,并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由学校档案管理部门、财务处和信息系统管理部门共同派员监销。

第十八条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第六章 附则

十九 本办法由财务处负责解释,自发文之日起施行。原《黑河学院会计档案管理办法》废止。

二十 本办法如与国家、省新出台的制度或相关文件不符的事项,以上级单位新政策或文件要求为执行依据。

附件1:会计档案查(借)阅申请表

附件2:会计档案保管期限表

附件1:会计档案查(借)阅申请表

会计档案查(申请

  审批表编号:                    查(借)阅日期:              

申请人单位

姓名

身份证号码及电话

查档方式

□查阅             □复印(拍照)           □外借

查档事由

查档内容

会计凭证日期、编号

申请人承诺

本人对所利用会计档案的安全性和完整性负责。

签字:

          日期:

财务处处长意见

签字:

                                  日期:

总会计师

意见

签字:

                                                                 

                                  日期:

主管校领导意见

签字:

                                                     

日期:

档案科科长

意见

签字:

                                                     

         日期:

档案管理员意见

签字:

                                                     

日期:

归还情况

及日期

签字:

                                                     

日期:

备注1.会计档案查(申请表适用于校内和外单位人员

2.外单位人员查(借)阅会计档案除填写审批单,还须持单位介绍信和本人有效身份证件

附件2:会计档案保管期限表

会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备  注

会计凭证类

1

各种会计凭证

30

包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表

会计账簿类

2

日记账

30

3

总账

30

4

明细分类、分户或登记簿

30

5

固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5

财务会计报告

6

部门财务报告

永久

所属单位报送的保管2

7

部门决算

永久

所属单位报送的保管2

8

会计月、季度报表

10

所属单位报送的保管2

其他会计资料

9

银行存款余额调节表

10

10

银行对账单

10

11

会计档案移交清册

30

12

会计档案保管清册

永久

13

会计档案销毁清册

永久

14

会计档案鉴定意见书

永久

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